OFICINA NACIONAL DEL PARLAMENTO ANDINO
EL PRESIDENTE DEL CONSEJO PARLAMENTARIO NACIONAL
Que Es necesario crear un fondo fijo de Caja Chica para atender gastos urgentes y menores;
Que Es necesario cumplir las normas de Control Interno, que en materia de fondos fijos de Caja Chica, son de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades públicas;
Que Por ser permanentes los requerimientos de pagos menores, es indispensable establecer el fondo fijo de Caja Chica.
En uso de sus atribuciones
Resuelve:
Expedir el siguiente
“REGLAMENTO PARA EL MANEJO Y REPOSICIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA DE LA OFICINA NACIONAL DEL PARLAMENTO ANDINO”
DISPOSICIONES GENERALES
Art 1.-Los funcionarios y empleados que tienen que ver con el proceso de manejo y reposición del Fondo Fijo de Caja Chica, se regirán por lo dispuesto en la Norma Técnica de Control Interno No. 138-06, publicado en el Registro Oficial No. 430 de 28 de abril de 1994; que dice “El responsable del área financiera, según las necesidades de su institución, establecerá fondos de caja chica que serán maneados por personas independientes del cajero y de otros que administren dinero o efectúen labores contables. Con estos fondos se cubrirán los pagos en efectivo de valor reducido, sean urgente o de carácter recurrente. Los desembolsos se sustentarán en comprobantes debidamente preparados y autorizados.
El número de fondos y sus montos serán fijados respetando los límites determinados en la reglamentación vigente.
Los fondos se mantendrán mediante reposiciones que se efectuarán a nombre del custodio, con la periodicidad necesaria para evitar que se agoten.
Art. 2.-Los custodios del Fondo Fijo de Caja Chica, a más de lo señalado en el artículo anterior se ajustarán a lo dispuesto en el presente reglamento.
Art 3.-Los formularios que se utilizarán para el proceso de manejo y reposición de Caja Chica son: “Vale de Caja Chica “y“Solicitud de Reposición de Caja Chica” , su diseño podrá variar siempre que las circunstancias lo exijan y en coordinación con los jefes de las unidades que intervienen.
DE LA APERTURA
Art. 4.-El Fondo Fijo de Caja Chica se establecerá en la Dirección Financiera y en las demás unidades administrativas que lo requieran siempre que se justifique su creación y se autorice por parte del Señor Presidente del Consejo Parlamentario. El Director Financiero designará el funcionario encargado del manejo de la Caja Chica.
Art. 5.-El monto del Fondo para todos los casos lo determinará el Director Financiero, de acuerdo a los requerimientos y necesidades institucionales.
Se establece como límite máximo$ 400,00 dólares y límite máximo por cada egreso de $50,00 dólares.
Art. 6.-El custodio del Fondo Fijo de Caja Chica, será responsable de la recepción, control, custodia, y reposición de los recursos destinados a dicho propósito.
DE LOS FORMULARIOS
Art. 7.-Los formularios señalados en el artículo tercero del presente reglamento, deberán ser llenados en forma total y suscritos por quien entrega y recibe los fondos.
Art. 8.-La omisión de cualesquiera de los datos constantes en el formulario, implicará la suspensión del trámite de reposición por parte del Director Financiero.
Art. 9.-La Dirección Financiera será la encargada de la emisión, control y distribución de los formularios, manteniendo una existencia suficiente que permita su flujo normal.
Art. 10.-Para la emisión de los referidos formularios, deberá tomarse en cuenta la Norma Técnica de Control Interno No. 130-07, que determina que serán numerados al momento de ser impresos.
DE LOS DESEMBOLSOS
Art. 11.-La solicitud de desembolso de Caja Chica por parte de las distintas dependencias, se realizará utilizando el formulario “ Vale de Caja Chica”, que será proporcionado por el Administrador del Fondo Fijo de Caja Chica .
Art. 12.-Los desembolsos del Fondo Fijo de Caja Chica no serán mayores a $50,00 dólares por cada fondo.
Art. 13.-El custodio del Fondo Fijo de Caja Chica, en cada oportunidad que realice un desembolso autorizado mediante el respectivo “ Vale de Caja Chica”, hará firmar a la persona que recibe el dinero en la casilla provisional, siempre que no conozca la cantidad a desembolsar, posteriormente reclamará un recibo o comprobante a nombre de la entidad.
Art. 14.-El “Vale de Caja Chica”, justificativo del desembolso conservará el custodio del fondo, hasta poder determinar el gasto efectivo. De existir diferencia en más o menos de lo originalmente previsto, consignará los valores en la casilla correspondiente; llenará la casilla definitiva y hará firmar a la persona que recibió el dinero.
Art. 15.-Por ningún concepto el administrador del Fondo Fijo de Caja Chica dejará sin liquidar en forma definitiva un “Vale de Caja Chica”.Para el efecto, deberá tomar las providencias del caso, a fin de evitar tal situación.
Art. 16.-El custodio del Fondo, está en la obligación de requerir y adjuntar facturas, comprobantes y recibos resultado del gasto; dichos documentos servirán de respaldo al “ Vale de Caja Chica” y deberán contener los siguientes datos: Registro Único de Contribuyentes de la Casa Comercial en donde se adquieren los suministros y materiales o en su defecto el nombre, número de cédula de ciudadanía y rúbrica del proveedor de bienes y/o servicios; en todo caso, se observará estrictamente lo establecido en las disposiciones legales que en materia tributaria rigen sobre el particular. Los indicados documentos se archivarán hasta que se realice la reposición del fondo.
Art. 17.-La Dirección Financiera a través del Departamento de contabilidad, verificará, analizará, liquidará y contabilizará los valores correspondientes a los Fondos Fijos de Caja Chica. Así como efectuará arqueos sorpresivos.
DE LA SOLICITUD DE REPOSICIÓN
Art. 18.-La solicitud de reposición del Fondo Fijo de Caja Chica, lo preparará el custodio del fondo, una vez que los gastos alcancen el 60% de la cantidad establecida, para lo cual deberá preparar una lista, la que consignará en el formulario“Solicitud de Reposición de Caja Chica” registrando los siguientes datos: fechas, números de los vales en forma secuencial; concepto de cada vale y valores; se anexará además facturas, comprobantes, recibos y más documentos probatorios. Firmará en la casilla “Administrador del Fondo” y llenará los demás datos que correspondan.
Art. 19.-La Dirección Financiera dará atención oportuna a las solicitudes de reposición de Fondos Fijos de Caja Chica, a fin de agilitar la administración de dichos recursos.
Art. 20.-La persona quien se delegue en el Departamento de Contabilidad de la Dirección Financiera, se encargará de revisar la veracidad de los datos consignados en el formulario “ Solicitud de Reposición de Caja Chica”, así como de los valores con los documentos justificativos anotados.
Art. 21.-Una vez efectuadas las verificaciones indicadas en el numeral anterior, la persona encargada de esta función pondrá su visto bueno en la casilla “ Control Previo ” y solicitará a quien corresponda, elabore el cheque de reposición respectivo.
Dado y firmado el día martes 8 de julio de de 2003, en la ciudad de Quito, República del Ecuador.
Dr. Blasco Peñaherrera Padilla
VICEPRESIDENTE DELPARLAMENTO ANDINO
Certifico, es copia f)
Diego Salgado Ribadeneira
SECRETARIO NACIONAL DEL PARLAMENTO ANDINO