EL CONSEJO PARLAMENTARIO NACIONAL
CONSIDERANDO:
Que la Ley para la Transformación Económica del Ecuador, publicada en el Suplemento al Registro Oficial No. 34 de 13 de marzo de 2000,reforma los montos y procedimientos tanto para la licitación como para el concurso público de ofertas;
Que en dicha Ley, se establece que las entidades del sector público reglamentarán los demás procesos de contratación en atención a los Principios de la Contratación Pública, así como a las disposiciones comunes previstas en la Ley de Contratación Pública y su Reglamento General;
Que es necesario dictar un Reglamento de Adquisiciones para la Oficina Nacional del Parlamento Andino a fin de normar en forma correcta los procesos precontractuales, así como para determinar las responsabilidades de los funcionarios a cargo de la contratación;
En ejercicio de sus facultades,
ACUERDA:
Expedir el presente Reglamento de Programación, Compra y Provisión de Bienes, Ejecución de Obras y Prestación de Servicios, para la Oficina Nacional del Parlamento Andino.
ASPECTOS GENERALES
Art. 1.-El presente, Reglamento de Programación, Compra, Provisión de Bienes, Ejecución de Obras y Prestación de Servicios, tiene como objetivo principal normar los procedimientos del Plan Anual de Adquisiciones.
Art. 2.-UNIDADES ADMINISTRATIVAS.- Para efectos de la aplicación del presente Reglamento se entenderán como unidades administrativas: La Secretaría Nacional, Direcciones, Secretaría de Comisiones y Despachos de los Señores Parlamentarios.
CAPÍTULO I
DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES
Art. 3.-OBJETIVOS.-El Plan Anual de Adquisiciones contendrá un listado detallado y exhaustivo de los bienes muebles, suministros de oficina y materiales de aseo, requeridos por la Oficina Nacional del Parlamento Andino para el desenvolvimiento de sus actividades. Dicho Plan será preparado por cada una de las unidades administrativas ajustándose a las posibilidades reales de la Institución.
Art. 4.-PEDIDOS.- Los Directores de las diferentes unidades administrativas presentarán al Director Administrativo Financiero, hasta el 30 de abril de cada año, su respectivo pedido. Dichos pedidos deberán cubrir las necesidades anuales en lo que se refiera a suministros de oficina, materiales de aseo, medicamentos, repuestos, accesorios, mobiliario, equipos, máquinas, vehículos y en general de todos los bienes y servicios necesarios para el desenvolvimiento de sus actividades durante el próximo año.
Art. 5.-ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES.- La Dirección Administrativa Financiera será responsable de la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones, el mismo que deberá sujetarse a los pedidos de cada unidad y tomar en cuenta la disponibilidad y conveniencia institucional: se analizarán las prioridades y la existencia de bienes y suministros constantes en la bodega de proveeduría y de activos fijos y se incluirán datos relacionados con las características, cantidades y precios estimados de mercado de los bienes a adquirirse.
Cada unidad administrativa podría sugerir las especificaciones técnicas que deben cumplir los bienes a comprarse.
Art.6.-APROBACIÓN DEL PLAN.- El Plan elaborado será puesto a consideración del Consejo Parlamentario Nacional hasta el último día hábil del mes de junio de cada año para su aprobación, luego de la cual se lo entregará a la Dirección Administrativa Financiera para la programación de las asignaciones presupuestarias correspondientes y para su ejecución.
Art. 7.-ASIGNACIONES PRESUPUESTARIAS.- La Dirección Administrativa Financiera propondrá las asignaciones presupuestarias para la provisión de bienes y servicios, considerando un margen de seguridad de hasta un 10% sobre el total estimado. Este margen servirá para atender imprevistos o cubrir posibles variaciones en los precios en el transcurso del ejercicio económico.
Sin perjuicio de lo expresado anteriormente, se podrán suscribir contratos de provisión permanente según el consumo real de la Institución, por un tiempo predefinido y con pagos a través de facturación periódica.
La asignación presupuestaria para suministros de oficina y materiales de aseo se determinará tomando como referencia la ejecución presupuestaria de años anteriores y teniendo en consideración los índices inflacionarios.
Art. 8.-REFORMA AL PLAN DE ADQUISICIONES.- Cuando se presenten imprevistos, nuevas necesidades, agotamiento de existencias y otras causas respecto de los materiales, suministros y bienes, la Dirección Administrativa Financiera en coordinación con la Secretaría Nacional del Consejo Parlamentario Nacional, preparará un informe para conocimiento del Presidente el cual, de creerlo conveniente, lo aprobará y autorizará para que se realicen ajustes y reformas en el Plan de Adquisiciones y en el Presupuesto de la Institución.
Art. 9.-NIVELES DE AUTORIZACIÓN.- La adquisición de bienes y servicios y la contratación de obras deberá cumplir con los procedimientos señalados en este mismo Reglamento y contar son respectivos niveles de autorización, según el monto de cada bien o servicio calculado en relación con el Presupuesto General del Estado. Así,
1) Se adquirirán mediante contratación directa los bienes y servicios por montos que vayan
Desde0.0000
Hasta el monto que resulte de multiplicar el0.00001 por el Presupuesto General del
Estado de ese año.
2)Se requerirá el Concurso Privado de Ofertas para la adquisición de bienes y Servicios por valores que vayan
Desde el monto que resulte de multiplicar el0.00001por el Presupuesto General del Estado.
Hasta el monto que resulte de multiplicar el0.00002por el Presupuesto General del Estado de ese año.
- Se efectuará Concurso Público de Ofertas para la adquisición de bienes y servicios por valores que vayan
Desde el monto que resulte de multiplicar el0.00002 por el Presupuesto General del Estado de ese año.
Hasta el monto que resulte deMultiplicarel0.00004 por el Presupuesto General del Estado de ese año.
- Se exigirá Licitación para la adquisición de bienes y servicios por montos mayores a los que resulten de multiplicar el 0.00004 por el Presupuesto General del Estado de ese año.
CAPÍTULO II
DE LA CONTRATACIÓN DIRECTA
Art. 10.-Se contratarán de manera directa todos los bienes y servicios cuya cuantía no supere el 0.00001 del Presupuesto General del Estado.
Art. 11.- SOLICITUD DE BIENES.- Los directores y jefes de cada unidad administrativa, con sujeción al Plan aprobado, solicitarán en forma oportuna al Director Administrativo y Financiero se de el trámite correspondiente a la compra de los bienes solicitados en un ejemplar del Formulario “Solicitud de Proveeduría”
La solicitud de bienes no previstos se sujetará a lo dispuesto en el artículo 8 del presente Reglamento.
El Presidente del Consejo Parlamentario Nacional, atendiendo las solicitudes formuladas por las autoridades administrativas, antes de iniciar cualquier procedimiento de adquisición de bienes o contratación de servicios, consultará al Director Financiero sobre las disponibilidades presupuestarias y dispondrá el trámite con sujeción al Plan de Adquisiciones aprobado.
Art. 12.-REGISTRO DE PROVEEDORES.- La Dirección Administrativa Financiera mantendrá un registro actualizado de proveedores, con información de las ofertas, cotizaciones, especificaciones de importadores, distribuidores exclusivos, fabricantes y otros datos de interés, para efectos de la elaboración del plan anual de adquisiciones.
Art. 13.-COTIZACIONES Y ORDENADOR DEL GASTO.- Las adquisiciones cuya cuantía no supere los 200 dólares, serán de competencia directa del Director Administrativo y Financiero y se requerirá únicamente la presentación de una pro forma.
Las adquisiciones cuya cuantía supere los 200 dólares pero sean inferiores a los 500 dólares, requerirá la presentación de 2 proformas y la adquisición la decidirá el Secretario de la Oficina Nacional.
Cuando se traten de adquisiciones que superen los 500 Dólares, hasta el 0.000002 del Presupuesto General del Estado,El Director Administrativo Financiero dispondrá que se prepare un cuado comparativo con las facturas proformas de por lo menos tres proveedores, recomendando la oferta u ofertas más convenientes para los intereses de la institución, para la resolución del Presidente del Consejo Parlamentario Nacional.
Se exceptúa de los procedimientos precontractuales las adquisiciones de bienes que se comprobaren que son únicos en el mercado, que tienen un solo proveedor o que implican la utilización de patentes o marcas exclusivas y que no admiten alternativas de solución; siempre contando con la autorización del Presidente del Consejo Parlamentario Nacional.
Así mismo, las adquisiciones emergentes serán calificadas y autorizadas por el Presidente del Consejo Parlamentario Nacional.
Art. 14.-CONTROL PRESUPUESTARIO Y DE DOCUMENTOS.- Una vez decidida la adquisición de un bien o suministro o la contratación de un servicio, en el formulario “Solicitud de Proveduría” se consignará toda la información junto con la documentación pertinente. El Director Administrativo Financiero realizará un control presupuestario y verificar la exactitud y legalidad de la documentación adjunta y, de no haber objeciones,ordenará la elaboración del respectivo cheque.
Las cotizaciones no aprobadas, se conservarán conjuntamente con los documentos de soporte del desembolso.
Si la Dirección Administrativa y Financiera constata que no existe disponibilidad presupuestaria para atender el pago de la compra o la contratación del servicio, se devolverá la documentación al funcionario solicitante, quien observará lo establecido en el artículo 8 de este Reglamento pudiendo solicitar la reforma presupuestaria en caso de ser procedente.
Art. 15.-ELABORACIÓN DE CONTRATOS.- En cumplimiento de lo establecido en el artículo 7 del Reglamento General de Bienes del Sector Público vigente y sus reformas, las adquisiciones cuya cuantía sea igual o superior al 4% del monto establecido anualmente para el concurso público de ofertas, deberán constar en un contrato escrito.
En adquisiciones que, de acuerdo a la Ley, deban estar sustentadas en un contrato escrito, luego de que el Director Administrativo y Financiero compruebe la asignación presupuestaria y efectúe un control previo de documentos, a pedido del Presidente del Consejo Parlamentario Nacional, el Asesor Jurídico procederá a la elaboración del respectivo contrato. Para este efecto se adjuntará el formulario “Solicitud de Proveeduría” y la documentación completa. Dicho contrato deberá ser aprobado y suscrito por el Presidente del Consejo Parlamentario y luego enviado a la Dirección Administrativa y Financiera para los pagos correspondientes.
Art. 16.-INGRESO DE LAS ADQUISICIONES.- Todas las compras que realice la Oficina Nacional del Parlamento Andino, ingresarán alas respectivas dependencias, para su registro, previa verificación de su cantidad, calidad y demás especificaciones que consten en las facturas proformas o en el contrato respectivo, el empleado Analista de Adquisiciones suscribirá la factura de recepción en señal de conformidad.
En el caso de haber discrepancias o faltantes en la entrega, el empleado Analista de Adquisiciones se abstendrá de firmar la factura de recepción, y comunicará este particular al Director Administrativo y Financiero para que formule los reclamos correspondientes.
Cuando se adquieran bienes muebles y equipos estos serán identificados con su respectivo código y registrados en el inventario del Sistema Informático de Contabilidad, con la especificación de las características de los mismos.
Art. 17.PAGO AL PROVEEDOR.- Sin perjuicio del monto del contrato y de quien haya autorizado el gasto, los cheques serán suscritos por el Director Administrativo y Financiero y el Tesorero General, de manera conjunta, o en ausencia de uno de ellos, por el funcionario que tenga registrada en el banco la firma alterna.
El proveedor dejará constancia del recibo del cheque (suscribiendo el “recibí conforme”)
La Dirección Administrativa Financiera efectuará previamente las retenciones tributarias conforme a la Ley.
CAPITULO III
DEL CONCURSO PRIVADO DE OFERTAS
Art. 18.-Se efectuará Concurso privado de Ofertas para la adquisición de Bienes y Servicios cuyos montos fluctúen entre el valor que resulte de multiplicar 0.00001, por el Presupuesto General del Estado, hasta el monto que resulta de multiplicar el coeficiente 0.00002 por el Presupuesto General del Estado.
Art. 19.-CONFORMACIÓN DEL COMITÉ.- Se conformará un Comité integrado por el Presidente del Consejo Parlamentario Nacional, quien lo presidirá, el Secretario Nacional, el Director de la Unidad vinculada al bien o servicio a contratarse. Actuará como Secretario el funcionario que designe el Presidente del Comité, únicamente con derecho a voz..
Art. 20.-SESIONES Y RESOLUCIONES DEL COMITÉ.- El Secretario del Comité por disposición del Presidente del mismo, convocará, por escrito, a los miembros, por lo menos con un día hábil de anticipación a la sesión. La convocatoria contendrá el orden del día y los documentos relacionados con los asuntos a tratarse en la sesión.
El Comité sesionará en el día y hora fijados en la convocatoria. El voto de ellos será obligatorio y su pronunciamiento afirmativo o negativo.De todo lo actuado y tratado en la sesión se dejará constancia escrita en una acta debidamente legalizada por los miembros del Comité, la cual será archivada por el Secretario conjuntamente con todos los documentos pertinentes. Cuando sea del caso el Comité podrá solicitar asesoramiento a técnicos de la institución o de fuera de ella.
Los miembros del comité, incluido su Secretario, no podrán actuar cuando existan intereses personales de por medio o se presenten oferentes que sean sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad.
Art. 21.-DOCUMENTACIÓN PRECONTRACTUAL.- Tratándose de la adquisición de bienes, antes de la convocatoria, la Oficina Nacional del Parlamento Andino, contará con un detalle de los mismos con las especificaciones pertinentes y la determinación de su cantidad, condiciones, plan de entrega, instalaciones, garantías, mantenimiento y otros factores que se consideren necesarios. Este documento será elaborado por la Dirección Administrativa y Financiera con la colaboración de la unidad interesada en su adquisición contando con el respectivo asesoramiento técnico de ser necesario.
Cuando se trate de la ejecución de una obra, previamente se elaborará un documento en el que se detalle las condiciones técnicas mínimas de diseño y de trabajo requeridas para el proyecto, así como las especificaciones generales, técnicas y presupuesto.
Para obtener un documento técnicamente elaborado, con la autorización del Presidente de la Oficina Nacional,se contará con un profesional de la materia a contratarse, quién se encargará de elaborar este documento.
Art. 22.-DE LA CONVOCATORIA.- La convocatoria podrá realizarse mediante comunicación escrita a un mínimo de cuatro personas naturales o personas jurídicas que puedan tener interés en el contrato. Si se resuelve hacerlo por la prensa, se lo hará mediante una sola publicación en uno de los periódicos de mayor circulación , nacional o provincial a criterio de la Oficina Nacional del Parlamento Andino, convocando a los oferentes que deseen participar presentando sus ofertas.
El Comité además, podrá realizar la convocatoria a través de la página Web de la Institución, pero las ofertas no pueden ser presentadas utilizando este medio electrónico.
La convocatoria se realizará por lo menos con cinco días hábiles a la presentación de las ofertas y los interesados retirarán la documentación relacionada con el concurso, previo al pago del valor de la inscripción acordado por el Comité. El pago se lo efectuará en la Tesorería y la documentación será entregada por el Secretario del Comité.
El valor de la inscripción no será devuelto en el caso de rechazo de la oferta y no habrá lugar a reclamo alguno de declararse desierto el concurso.
La Institución no reconocerá pago alguno por la elaboración de cualquier documento precontractual. Estos serán de exclusiva responsabilidad del oferente.
Art. 23.-RECEPCIÓN DE OFERTAS.- El Secretario del Comité receptará las propuestas en un sobre cerrado con las debidas seguridades, que impidan conocer su contenido antes de la apertura, hasta la fecha señalada en la convocatoria. En el caso de presentarse ofertas fuera de los términos y plazos establecidos, no serán consideradas y se procederá a devolverlas inmediatamente, de lo que se sentará la razón correspondiente.
El Secretario del Comité conferirá a los oferentes interesados en participar en el concurso, el correspondiente recibo de la propuesta entregada, con indicación de la fecha y hora de recepción.
De presentarse uno de los casos mencionadas en el artículo 32 de la Ley de Contratación Pública, el Comité podrá declarar desierto el procedimiento, pudiendo posteriormente ordenar su reapertura o convocar a un nuevo concurso.
De presentarse una sola oferta se continuará con el proceso.
Art. 24.-APERTURA DE SOBRES.- En presencia de los interesados que hayan concurrido, el Comité procederá a la apertura de los sobres presentados por los oferentes el día y hora señalados para el efecto en la convocatoria.
Art. 25.-ESTUDIO DE LAS OFERTAS.- Realizada la apertura de los sobres, el Comité, de creerlo conveniente, conformará una comisión técnica integrada por dos funcionarios o técnicos contratados cuyas funciones o experiencia tengan relación con la adquisición o contratación a efectuarse. De ser pertinente se solicitará a los Organismos Técnicos de Control como Contraloría General del Estado, Procuraduría General del Estado y otras entidades Técnicas, se designe en comisión de servicios a profesionales especialistas en la materia del concurso a efectuarse.
Esta comisión en el plazo de cinco días contados a partir de la apertura del sobre, bajo su responsabilidad, elaborará cuadros comparativos de las ofertas y emitirá un informe con las observaciones que permitan al Comité disponer de la información necesaria para la adjudicación.
Art. 26.-ADJUDICACIÓN.-El Comité decidirá cual es la oferta más ventajosa y adjudicará el contrato dentro de diez días contados desde la apertura de los sobres. La selección de las ofertas se la hará considerando la calidad del bien, obra o servicio, plazo de entrega, servicios de instalación, mantenimiento y reparación, idoneidad y solvencia del oferente, garantías, precios y otros parámetros que el Comité crea importantes. El Presidente del Comité una vez resuelta la adjudicación notificará a los interesados en forma inmediata.
Art. 27.-CONTRATO Y GARANTÍAS.- En acatamiento a la resolución adoptada por el Comité, el Presidente solicitará que se elabore el contrato pertinente, el mismo que se lo suscribirá dentro de los diez días de adjudicada la oferta.
Previa la suscripción del contrato, se exigirá al adjudicatario que presente garantía del fiel cumplimiento, así como las relacionadas con los anticipos de acuerdo a la forma de pago convenida y demás documentos habilitantes según la naturaleza del contrato.
Los 3 ejemplares del contrato celebrado se distribuirán de la siguiente forma: una copia para la Dirección Administrativa y Financiera, una copia para la Secretaría Nacional, y otra para el oferente.
A la Dirección Administrativa Financiera, a través de la Tesorería, le corresponderá la custodia y control de la vigencia de las garantías rendidas por los adjudicatarios de los contratos, así como el control del cumplimiento de las estipulaciones contractuales por parte de los adjudicatarios.
En el caso de incumplimiento de lo establecido en el contrato o cuando por culpa del adjudicatario no se llegare a firmar el contrato, se harán efectivas las garantías.
Art. 28.-ACTA DE ENTREGA RECEPCIÓN.- En la entrega recepción de bienes intervendrá una comisión integrada por el Director Administrativo y Financiero y un funcionario de la Unidad Administrativa vinculada con la adquisición y de ser necesario un profesional en la materia de la que trata la adquisición.En una acta se dejará constancia de esta diligencia y en ella se especificará lo relativo a las condiciones de la entrega, garantías, forma de pago, multas por mora si fuere del caso y la liquidación de la compra. Se elaborará un informe conjuntamente con el acta.
Si se trata de recepción por prestación de servicios, se verificará lo estipulado en el contrato y en su liquidación intervendrá el Director Administrativo Financiero y el Director de la unidad vinculada con el servicio prestado, quienes prepararán el respectivo informe.
Art. 29.-ORDEN DE PAGO.- Con el objeto de que se proceda al pago correspondiente, el Director Administrativo Financiero dispondrá se realice el acta de la entrega – recepción, para que luego de la verificación pertinente y la aprobación del Consejo Parlamentario Nacional, se proceda con el trámite de pago respectivo.
CAPITULO IV
DEL CONCURSO PÚBLICO DE OFERTAS Y LA LICITACION
Art. 30.-Se realizarán mediante concurso público de ofertas o licitación, dependiendo del caso, todas las adquisición de bienes, prestación de servicios, ejecución de obras y arrendamiento mercantil con opción de compra,cuyos montos resulten de multiplicar el 0.00002 por el Presupuesto General del Estado, hasta el monto que resulte de multiplicar el 0.00004 por el Presupuesto General del Estado, para las adquisiciones que superen el monto que resulte de multiplicar el 0.00004 por el Presupuesto General del Estado, se requerirá de la licitación.
Art. 31.-Cuando el concurso o licitación sea con financiamiento provenientes instituciones de crédito Interno o externo se requerirá el informe del Ministerio de Economía y Finanzas.
Art. 32.-CONFORMACIÓN DEL COMITÉ.- El Comité de Contrataciones estará integrado por los siguientes miembros:el Presidente del Consejo Parlamentario Nacional, quien lo presidirá; el Director Técnico Jurídico; dos técnicos cuyo ámbito profesional o técnico sea afín con el objeto del contrato, ya sea perteneciente a la Institución o fuera de ella, designados por el Consejo Parlamentario Nacional; y, un técnico designa por el Colegio Profesional relacionado con el área a la que corresponda la mayor parte del proyecto. Actuará como Secretario un servidor de la Oficina Nacional del Parlamento Andino designado por el Comité, sin derecho a voto.
El Comité o cada uno de sus miembros podrán tener los asesores que consideren indispensables para tratar asuntos especiales.
Art. 33.-CONVOCATORIA.-La convocatoria a los miembros del comité se realizará por escrito, por lo menos con 24 horas de anticipación, señalando el orden del día y adjuntando los documentos relacionados con los asuntos a tratarse.
El Comité sesionará, con la asistencia de por lo menos tres de sus miembros, incluido el Presidente.
Las decisiones se adoptarán por mayoría de votos; el voto de los miembros será obligatorio y su pronunciamiento será afirmativo o negativo; en caso de empate, el voto del Presidente será dirimente.
Las actas de las sesiones serán suscritas por todos los miembros del Comité.
Los integrantes del Comité, asesores y miembros de las comisiones técnicas o de apoyo, no podrán actuar cuando se presenten como oferentes sus parientes dentro del tercer grado de consanguinidad o segundo de afinidad. En estos casos el miembro del Comité se excusará ante el Presidente del Consejo Parlamentario Nacional, quién procederá de inmediato a nombrar un sustituto, o si es del caso lo solicitará al Colegio de Profesionales correspondiente, la inobservancia de lo dispuesto en este inciso acarreará las sanciones previstas en la Ley.
Art. 34.-ESTUDIO PREVIO.- Antes de iniciar cualquier proceso de contratación, la Oficina Nacional del Parlamento Andino deberá contar con los planos, cálculos, diseños, especificaciones técnicas, cronogramas de trabajo, programación y demás documentos que se estimen necesarios, según la naturaleza del contrato, observando lo dispuesto en los artículos 14 y 15 de la Ley de Contratación Pública y el comité deberá obtener un certificado de la Dirección Administrativa Financiera, relacionada con la existencia de recursos financieros y la respectiva partida presupuestaria.
Art. 35.-DOCUMENTOS PRECONTRACTUALES.- En consideración a la planificación establecida y considerando la naturaleza, objeto y presupuesto referencial de la obra a ejecutarse, del bien a adquirirse o del servicio a prestarse, el Presidente del Consejo Parlamentario Nacional resolverá iniciar el trámite correspondiente, para lo cual ordenará al Director Técnico Jurídico elaborar los documentos precontractuales establecidos en el artículo 16 de la Ley de Contratación Pública.
Recibidos los documentos precontractuales, el comité los aprobará en el término de cinco días.
Art. 36.-CONVOCATORIA.-Una vez que el Comité de contrataciones tenga todos los documentos definitivos para la licitación o concurso público de ofertas y en caso en que el monto exceda el valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0.00002 por el presupuesto del Estado, se procederá a publicar la convocatoria en dos de los periódicos de mayor circulación nacional y en dos ciudades diferentes, por tres días consecutivos. De convenir a los intereses nacionales o institucionales la convocatoria podrá, además, publicarse en el exterior.
Se observará, además,lo dispuesto en el inciso segundo del artículo 22 del presente Reglamento.
Art. 37.-INSCRIPCIÓN.- Los interesados en la licitación o concurso público de ofertas solicitarán su inscripción en la Secretaría del Comité, en la cual se entregarán los documentos precontractuales.
Ningún proponente podrá intervenir con más de una oferta.
El pago por inscripción fijado por el Comité, se lo hará en la Dirección Administrativa Financiera. En el caso de una reapertura no se requerirá ese pago a quienes ya lo hubieren hecho.
Art. 38.-ACLARACIÓN DE TERMINOS PRECONTRACTUALES.- Los casos de duda sobre el contenido de los documentos precontractuales, los aclarará El Comité por escrito, sea a petición de parte interesada o de oficio.
Una aclaración no podrá modificar el objeto de la contratación, aún cuando se cambie la forma de pago y financiamiento.
Las solicitudes de quienes hubieren adquirido los documentos precontractuales se atenderán en los términos del artículo 23 de la Ley de Contratación Pública.
Art. 39.-PRESENTACIÓN DE OFERTAS.- Los plazos para la presentación de las ofertas serán los siguientes:
- Licitación: Entre 18 y 48 días, desde la fecha de la última publicación de la convocatoria.
- Concurso Público de Ofertas: Entre 12 y 24 días desde la última publicación de la convocatoria.
Art. 40.-RECEPCIÓN DE PROPUESTAS.- Las propuestas se receptarán en el lugar señalado y hasta las 15H00 del día indicado en la convocatoria se receptarán las propuestas. El Secretario del Comité recibirá directamente y conferirá el correspondiente recibo, anotando la fecha y hora de recepción. Los proponentes deberán además anexar a sus propuestas, toda la documentación requerida en el artículo 24 de la Ley de Contratación Pública y en la forma que dispone el mismo artículo.
El Comité podrá prorrogar la fecha de presentación de las propuestas, mediante notificación por escrito dirigida a los oferentes que hayan adquirido los documentos precontractuales; esa resolución se publicará por una sola vez en el o los periódicos en que se hizo la convocatoria.
Art. 41.- DOCUMENTOS PRESENTADOS FUERA DEL PLAZO.- Los documentos y ofertas que se presenten fuera de los términos legales establecidos para el proceso precontractual, no serán considerados y se procederá a la devolución inmediata, sentando la razón correspondiente.
Art. 42.-APERTURA DIFERIDA DE SOBRES.- Si por fuerza mayor o caso fortuito debidamente justificado, no pudiere realizarse la apertura de los sobres en la fecha y hora fijados en la convocatoria, se lo hará una vez superado el problema, en el día hábil siguiente, a las 16H00.
El diferimientose comunicará por escrito a todos los miembros del Comité y a los oferentes. El Secretario sentará en un acta las razones y motivos, así como la fecha y hora de la nueva reunión.
Art. 43.-COMISIÓN TÉCNICA.- Para licitaciones, concurso público de ofertas el Comité designará una Comisión para efecto de evaluación de las ofertas la que estará conformada de por lo menos tres profesionales, cuya actividad corresponda a la de la contratación.
El Comité también podrá conformar comisiones de apoyo para evaluar los documentos incluidos en el sobre en el cual se presenta la oferta, de acuerdo con el artículo 24 de la de la Ley de Contratación Pública, reformado por el artículo 63 de la Ley de Transformación Económica del Estado, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 34 de 13marzo del 2000.
Ninguno de los miembros del Comité de Contrataciones podrá integrar estas comisiones.
La Comisión Técnica presentará cuadros comparativos y el informa respectivo, ajustándose a las disposiciones de los artículos 24 y 25 de la Ley de Contratación Pública y 35 y 37 de su Reglamento.
La Comisión Técnica vigilará el cumplimiento de los requisitos mínimos de calidad, servicio de instalación, mantenimiento, precio, condiciones de pago y garantías. No se considerarán las características exclusivas de determinada marca, patente o procedimiento registrado; tampoco se efectuarán proyecciones por reajuste de precios.La comisión técnica entregará al Secretario del Comité la información respectiva, en el término de 10 días contados desde la apertura de los sobres. El plazo podrá variar por razones técnicas, siempre que el Comité así lo decida.
Recibido el informe de la comisión, el Secretario lo pondrá inmediatamente a disposición de los miembros del Comité, dejando constancia del cumplimiento de esta formalidad en el expediente correspondiente.
Los oferentes podrán formular por escrito, aclaraciones exclusivas de su oferta, en el término de cinco días de recibidos los cuadros comparativos y el informe respectivo.
Art. 44.-ADJUDICACIÓN.- El Comité resolverá sobre la licitación y concurso público de ofertas dentro del término de diez días, contados desde la fecha de vencimiento señalada para entregar aclaraciones sobre las ofertas presentadas.
Si en la licitación se presenta una sola oferta y ésta, además de cumplir con lo exigido en los documentos precontractuales, es conveniente a los intereses institucionales, deberá ser considerada y se procederá a su adjudicación.
Art. 45.-COMUNICACIÓN DEL RESULTADO.- El Presidente del Comité, notificará por escrito a los oferentes el resultado de la licitación o concurso público de ofertas, dentro del término de tres días de haberse adjudicado el contrato; a su vez, el Secretario del Comité procederá a la devolución de las garantías a los demás oferentes.
Art. 46.-FORMALIZACIÓN DE LOS CONTRATOS.- Ateniéndose a lo dispuesto en el artículo 61 de la Ley de Contratación Pública, los contratos cuya cuantía sea igual o superior al valor que resulte de multiplicar el coeficiente0,00002 por el Presupuesto General del Estado, se otorgarán por escritura pública.
En los contratos de adquisición de bienes, se aplicará lo dispuesto en el Reglamento General de Bienes del Sector Público.
Los contratos deberán celebrarse en un término máximo de 20 días contados a partir de la fecha en que vence el plazo para la emisión de los informes previos para su celebración, si se requieren éstos, o a partir de la fecha de adjudicación, en caso de no ser necesario un informe previo.
Art. 47-LICITACIÓN O CONCURSO PUBLICO DE OFERTASDESIERTO.- El Comité podrá declarar desiertos la licitación, concurso público de ofertas por las siguientes causas: cuando no hubieren propuestas, cuando ellas fueren inapropiadas para la Oficina Nacional del Parlamento Andino por ser indispensable redefinir el objeto de la contratación, porque los oferentes no se han ajustado a los términos legales señalados en los documentos precontractuales o por violación de fondo del procedimiento precontractual. En estos casos el Comité podrá ordenar la reapertura o convocar a un nuevo proceso.
Art. 48.-REAPERTURA DEL PROCESO.- Para la reapertura de la licitación, del concurso público de ofertas, se seguirán los procedimientos precontractuales originales, pero para la convocatoria, no se necesitará nuevo informe previo.
En caso de ser declarados desiertos por segunda ocasión, el Comité de Contratación ordenará su archivo.
Art. 49.-RESPONSABILIDAD.- Serán responsables por sus acciones u omisiones, los miembros del Comité, los funcionarios que hubieren elaborado los documentos precontractuales y los integrantes de la comisión técnica y de ser el caso, serán sancionados según lo dispuesto en las leyes pertinentes y en lo que corresponda de acuerdo a lo que resuelva el Consejo Parlamentario Nacional.
Art. 50.-PROCEDIMIENTOS ESPECIALES.- La adquisición de bienes inmuebles, el arrendamiento de bienes muebles e inmuebles del Estado o entidades del sector público, el arrendamiento de muebles o inmuebles de particulares, los contratos financiados con préstamos internacionales y lo referente al reajuste de precios y contratos complementarios, se regirán por lo estipulado en los artículos pertinentes de la Ley de Contratación Pública y su Reglamento.
CAPITULOV
MOVIMIENTO DE BIENES
Art. 51.-SOLICITUD DE SUMINISTROS DE OFICINA Y MATERIALES DE ASEO.- Los Directores y Jefes de las unidades administrativas formularán los pedidos de suministros de oficina y materiales de aseo al Director Administrativo Financiero utilizando el formulario “Solicitud de Bienes , Suministros de oficina y materiales de aseo”.
Si el pedido fuere objetado, la solicitud será devuelta a la unidad administrativa de origen, a fin de que sea reformada. De lo contrario, autorizada por el Director Administrativo Financiero, continuará con el trámite hasta que el empleado Analista de Adquisiciones realice el despacho correspondiente.
Art. 52.-ENTREGA DE BIENES.- El empleado Analista de Adquisiciones previa presentación del formulario “Solicitud de Bienes, Suministros de oficina y materiales de aseo” procederá a entregar a la oficina solicitante los bienes no catalogados como activos fijos, utilizando un ejemplar del formulario “Egreso de Bodega”.El original y primera copia del formulario se enviará a la Dirección Administrativa Financiera para su contabilización, la segunda copia se entregará a la unidad solicitante. Antes de la entrega verificará la recepción de la persona autorizada para recibir los suministros.
Art. 53.-INVENTARIO FISICO DE BIENES MUEBLES.- La Dirección Administrativa Financiera, será la encargada de supervisar y controlar el movimiento interno y la conservación de los bienes muebles, mediante revisiones periódicas que serán efectuadas por miembros del personal responsable de dicho control y el funcionario de la unidad administrativa encargada del inventario de esa área.
Los funcionarios y empleados de las dependencias de la Oficina Nacional del Parlamento Andino deberán prestar su colaboración y dar las facilidades requeridas a fin de que el personal del Departamento Administrativo, pueda cumplir con sus obligaciones.
Art. 54.-USO Y CUSTODIA DE BIENES MUEBLES.- Los bienes serán utilizados conforme a su naturaleza y al destino para el cual fueron adquiridos.
Todo funcionario, empleado o trabajador de la Oficina Nacional del Parlamento Andino, a quien se entregue un bien mueble para que cumpla con sus funciones, será responsable por la apropiada tenencia y conservación del mismo.
Los equipos de oficina deberán ser operados en forma correcta y tratados con el mayor cuidado posible, a fin de evitar posibles daños en los mismos, tal es el caso de computadoras, impresoras, fotocopiadoras, máquinas eléctricas, calculadoras, dictáfonos, etc. Deberán ser operados en forma correcta y tratados con el mayor cuidado posible a fin de evitar posibles daños.
Cuando el funcionario o empleado renuncie a sus funciones, el Director de la unidad administrativa o el Jefe del Departamento, solicitará al empleado Analista de Adquisiciones que verifique con el empleado saliente, los bienes recibidos y los entregados. Con este objetivo en cada unidad administrativa se mantendrán registros, en los que se detallarán los activos fijos y los bienes muebles entregados a cada empleado o funcionario para su uso personal.
Art. 55.-CONTROL DE SUMINISTROS.- En cada una de las unidades administrativas, se llevará un control de los suministros de oficina y materiales de aseo solicitados para el consumo por los empleados y trabajadores de esa área.
Este procedimiento facilitará realizar evaluaciones periódicas del consumo de suministros de oficina y materiales de aseo.
Art. 56.-PERSONAL AUTORIZADO.- Antes de realizar cualquier entrega, es responsabilidad del empleado analista de adquisiciones verificar las firmas de Directores y Jefes de las unidades administrativas autorizadas para firmar la “Solicitud de Bienes, Suministros de oficina y materiales de aseo”.
Art. 57.-PÉRDIDA Y REPOSICIÓN DE BIENES MUEBLES.- En el caso de pérdida o destrucción de un bien, el Director de la unidad administrativa comunicará al Director Administrativo Financiero para que tome las medidas pertinentes tendientes a su recuperación.
Art. 58.-DE LA BAJA DE BIENES MUEBLES.- Cuando un bien se considere inservible, obsoleto o no utilizable, se notificará al Director Administrativo Financiero, el cual designará un delegado de esa unidad para que constate el estado del bien.
Comprobado el deterioro y previa autorización del Presidente del Consejo Parlamentario Nacional y de acuerdo a las disposiciones contempladas en el Reglamento General de Bienes del Sector Público, se procederá a la venta, adjudicación gratuita o destrucción del bien, según el caso.
DISPOSICIONES GENERALES
Art. 59.-ORDENADOR DE GASTOS MENORES.- El Secretario Nacional aprobará las adquisiciones por cuantías que no sobrepasen el monto de USD 500,00 dólares; las que fueren superiores a esta cantidad y que no sobrepase el 0.000001 multiplicado por el presupuesto general del Estado inicial, autorizará el Presidente del Consejo Parlamentario Nacional. Cuantías superiores a ésta y que no sobrepasen el monto que resulte de multiplicar el 0.00001 por el Presupuesto General del Estado inicial, requerirá de la autorización del Consejo Parlamentario Nacional.
Art. 60.-ORDENADOR DEL PAGO.- Los funcionarios facultados para actuar como ordenadores de pago son conjuntamente el Director Administrativo Financiero y Tesorero General.
Art. 61.-Los casos no previstos en este Reglamento ni en la Ley, serán puestos a consideración y resolución del Consejo Parlamentario Nacional.
Art. 62.-REFERENCIA LEGAL.- Este Reglamento se aplicará sin perjuicio de lo previsto en la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control y Normativa Interna, Ley de Contratación Pública y su Reglamento, Ley de Presupuestos del Sector Público y su Reglamento, Reglamento General de Bienes del Sector Público, las Normas Técnicas de Control Interno, y los Principios, Políticas y Normas Técnicas de Contabilidad aplicables al sector público y, demás disposiciones que rijan sobre la materia.
DISPOSICIONES TRANSITORIAS
Art. 63.-DE LAS GARANTÍAS.- Es responsabilidad del Funcionario encargado de la custodia y registro de las garantías velar porque éstas se otorguen en Dólares de los Estados Unidos de América, de conformidad con la Ley de Contratación Pública.
Art. 64.-Las adquisiciones que se hubieren efectuado con anterioridad a la aprobación de este Reglamento y que han sido realizadas con ajuste a los procedimientos señalados en él, serán igualmente válidas.
DADO: En la Sala de Sesiones del Consejo Parlamentario Andino, en Quito,a los 28 días del mes de Octubre de 2003, en la ciudad de Quito, República del Ecuador.
Dr. Blasco Peñaherrera Padilla
VICEPRESIDENTE DEL PARLAMENTO ANDINO
Certifico, es copia f)
Diego Salgado Ribadeneira
SECRETARIO NACIONAL DEL PARLAMENTO ANDINO